Selain factor presenter, factor ruang atau tempat presentasi juga sangat menentukan keberhasilan sebuah acara. Elemen ruang yang berpengaruh dan harus ditata dengan baik adalah :
1. Memilih lokasi yang tepat.
Lokasi dipilih harus memenuhi beberapa criteria, yaitu tempatnya baik, bersih, mudah dijangkau, mempunyai tempat parkir yang memadai, jauh dari sumber kebisingan (jauh dari jalan raya, jauh dari sekolah, pabrik dan lain-lain).
Faktor ini biasanya dipengaruhi oleh biaya sewa tempat tersebut. Tempat-tempat mahal biasanya memang memenuhi semua criteria untuk berlangsungnya presenasi yang baik. Namun bukan berarti yang murah dan bahkan gratis tidak memenuhi standar untuk presentasi, kitalah yang harus jeli menemukan.
Jika tempat acara sudah populer, kita cukup mencantumkan alamat saja di undangan, namun jika belum popular atau banyak audiennya dari luar daerah, harus digambarkan pula denah lokasi acara di undangan. Akan lebih baik lagi jika diberi keterangan lokasi acara tersebut bisa dicapai melalui kendaraan apa saja, jika dengan kendaraan umum dijelaskan jenis kendaraan apa yang bisa sampai ke lokasi tersebut.
2. Ukuran dan Tata Ruang.
Yang paling baik adalah ukuran ruang harus seimbang dengan jumlah peserta. Jika terlalu besar akan mengganggu pemandangan dan beresiko menumbulkan gema. Jika terlalu kecil tentu juga sangat mengganggu dengan resiko udara menjadi panas dan tidak ada ruang bagi presenter untuk melakukan gerakan menyeluruh ke semua ruangan. Mobilitas presenter ke seluruh ruangan sangat diperlukan untuk menjaga hubungan komunikasi dengan audien.
3. Kursi.
Jika sudah pasti berapa jumlah pesertanya, jumlah kursi harus sama dengan jumlah peserta jadi kita bisa mengontrol kalau ada yang tidak hadir atau yang meninggalkan acara sebelum acara selesai. Jumlah kursi yang kurang tentu akan menimbulkan complain peserta yang tidak mendapatkan tempat duduk.
Penataan kursi dalam presentasi yang jumlah pesertanya belum bisa dipastikan adalah menempatkan sebagian dahulu stok kursi yang disiapkan. Misalnya dari 100 kursi yang ada ditata dulu 40 kursi, jika sudah terisi 35 maka dikeluarkan lagi 30 kursi, jika sudah terisi 60 kursi dikeluarkan lagi sisa kursi yang ada. Hal ini untuk mengantisipasi jangan sampai suah ditata semua namun perserta yang hadir Cuma separoh atau bahkan kurang. Banyaknya kursi yang kosong member kesan bahwa acara tersebut tidak bermutu atau tidak penting karena tidak banyak diminati masyarakat.
Pemasangan kursi secara bertahap juga untuk mengantisipasi kecenderungan peserta menempati kursi di deretan belakang dahulu. Biasanya jika kursi yang tertata banyak sekali, peserta yang hadir lebih lebih dahulu akan malu menempati deretan depan, namun jika yang ditata beberapa baris dahulu, peserta lebih mudah diarahkan untuk menempati deretan depan lebih dahulu.
4. Pintu dan jendela.
Pintu masuk dan keluar harus terletak di belakang supaya jika ada yang keluar atau masuk ketika acara sudah dimulai tidak mengganggu jalannya acara. Jendela supaya ditutup sehingga tidak ada pemandangan luar yang bisa terlihat walaupun tidak perlu ditutup rapat, misalnya dengan penutupan korden yang rapat namun kacanya tetap terbuka.
5. Panggung.
Panggung harus lebih tinggi dari lantai agar presenter bisa terlihat dari semua penjuru ruangan. Ukuran panggung juga harus sesuai dengan keperluan presentasi. Dalam presentasi yang juga diadakan demo (misalnya demo produk) maka panggung juga harus cukup untuk keperluan tersebut. Akan lebih baik jika panggung adalah permanen karena jika terbuat dari kayu atau papan dikhawatirkan menimbulkan bunyi yang mengganggu.
6. Kamar kecil.
Sediakan kamar kecil sesuai dengan jumlah peserta. Kondisi kamar kecil juga harus bersih, ada petunjuk arah yang jelas dan letaknya tidak langsung bersebelahan dengan ruangan acara. Hal ini dikhawatirkan bau yang tidak sedap masuk ke ruangan acara.
Demikianlah beberapa komponen ruangan yang perlu diperhatikan dan dikondisikan supaya membuat presentasi berlangsung dengan baik. Ruangan yang baik dan memenuhi syarat tidak mutlak yang mahal atau mewah, namun yang penting adalah nyaman, bersih dan enak.
0 komentar:
Posting Komentar